Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade explica como o Konvéz Quality, sistema de gestão da qualidade desenvolvido e operado pela Konvéz, trata dados pessoais, tendo como referência a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD — Lei nº 13.709/2018). Ela vale para duas situações: quem cria o ambiente de uma empresa pelo cadastro do site, e quem usa o sistema — normalmente colaboradores da empresa que contratou a plataforma.

Esta é uma versão provisória, em revisão jurídica. Ela descreve o que o sistema faz hoje e pode ser corrigida e atualizada a qualquer momento; a data no topo indica a versão vigente.

No cadastro e na relação comercial com a sua empresa (criação do ambiente, teste grátis, contratação, cobrança, verificação antifraude e comprovação do aceite dos termos), a Konvéz é a controladora dos dados de quem se cadastra.

Dentro do ambiente, a empresa que usa o sistema é a controladora dos dados dos colaboradores e das pessoas citadas nos registros; a Konvéz atua como operadora, tratando-os conforme as instruções dela e o Acordo de Tratamento de Dados.

O papel da Konvéz em alguns registros técnicos, como o registro de acesso (item 3), está em análise jurídica.

No cadastro de uma nova empresa: nome de quem se cadastra, e-mail, nome da empresa, CPF ou CNPJ, senha (guardada só como hash criptográfico), endereço IP e a data e a versão do aceite dos Termos de Uso e do Acordo de Tratamento de Dados. O CNPJ informado é consultado em base pública (BrasilAPI).

Na cobrança: nome, CPF ou CNPJ e e-mail são enviados ao Asaas. Os dados do cartão são digitados somente na página do Asaas; guardamos apenas um identificador (token) fornecido por ele e os quatro últimos dígitos do cartão.

No uso do sistema: nome, e-mail corporativo e foto de perfil (opcional), além do vínculo organizacional (departamento, unidade, gestor) para controle de acesso. Se a empresa ativar essa opção (que vem desligada por padrão), a foto pode vir da conta Microsoft (Entra ID) da própria pessoa; a escolha da pessoa (enviar outra foto, remover a foto ou usar um avatar) sempre prevalece, e a foto só aparece dentro do sistema.

Registros técnicos:

• Registro de acesso (login): a cada login bem-sucedido, a data e a hora, o método de entrada (senha, Microsoft ou acesso de suporte), a empresa ou unidade acessada, a conta usada e o endereço IP de origem. Não registramos senha, código de verificação nem o conteúdo da navegação nesse registro.
• Trilha de auditoria: as ações realizadas no sistema (quem fez o quê e quando). As mensagens da trilha podem citar nomes.
• Registro de e-mails enviados: destinatários, assunto, módulo, data e situação do envio. O corpo da mensagem não é guardado.
• Registro do AI Connect (item 7): quem consultou, quando, qual ferramenta e filtros da consulta; sem o conteúdo consultado.
• Verificação antifraude do teste grátis (item 4): códigos criptográficos derivados do e-mail, do domínio, do CPF ou CNPJ e do IP.

Os arquivos anexados ao sistema — evidências, documentos, imagens — também são armazenados, pois fazem parte do registro de qualidade da empresa. O sistema pode conter dados de terceiros inseridos pela empresa (por exemplo, contatos de fornecedores ou nomes citados em ocorrências); essa inserção é responsabilidade da empresa, e a Konvéz apenas processa o que foi inserido.

O sistema não foi desenhado para receber dados pessoais sensíveis (por exemplo, saúde, religião, opinião política, filiação sindical, origem racial ou dados biométricos) nem documentos pessoais. Como os campos de texto livre e os anexos aceitam qualquer informação, pedimos que não se insiram esses dados; se forem inseridos, a responsabilidade é da empresa controladora.

• Criar e manter o ambiente da sua empresa: confirmar o e-mail, criar a conta de administração e liberar o teste grátis — necessário para a contratação (art. 7º, V, da LGPD).
• Permitir o uso do sistema: autenticação, controle de permissões e trilha de auditoria (art. 7º, V).
• Cobrança: contratação, renovação e cobrança dos planos pagos.
• Segurança e prevenção de abuso: verificação antirrobô no cadastro, limite de tentativas, antivírus nos arquivos e registro de acessos (legítimo interesse, art. 7º, IX). Os registros de acesso também servem para apurar incidentes e, quando aplicável, para atender obrigação legal de guarda; não são usados para avaliar desempenho, para marketing nem em relatórios ou exportações.
• Antifraude do teste grátis: para reconhecer quem já usou o teste e prevenir abuso, guardamos um código criptográfico (pseudonimizado) derivado do e-mail, do domínio e do CPF ou CNPJ, por 24 meses, e o endereço IP, por 90 dias, com base em legítimo interesse (art. 7º, IX). Como o código é derivado de dados pessoais, ele continua sendo tratado como dado pessoal. O cadastro pode ser recusado ou enviado para análise manual; se você acredita que foi um engano, pode pedir revisão humana em [email protected].
• Comprovar o aceite dos termos: data, versão e IP do aceite (exercício regular de direitos, art. 7º, VI).
• Comunicação sobre o serviço: confirmação de cadastro, avisos do teste grátis, segurança e contratação.
• Melhorar o produto com estatísticas de uso agregadas por empresa, que não identificam pessoas.

Nenhum dado do sistema é vendido ou usado para publicidade.

Somente com fornecedores necessários para o serviço, limitados ao necessário para cada finalidade:

• Hospedagem — servidor virtual (VPS) em São Paulo, Brasil: aplicação, banco de dados e arquivos.
• Cloudflare — proxy e rede de entrega (CDN) do site: todo o tráfego passa por ela, e ela recebe o endereço IP, a URL acessada e metadados da requisição; guarda logs por cerca de 30 dias. Também faz a verificação antirrobô (Turnstile) no cadastro, que recebe o IP e sinais do navegador.
• Google Drive e Amazon S3 — cópias de backup, cifradas (AES-256) antes do envio. O Amazon S3 também pode guardar os arquivos anexados, quando o ambiente usa armazenamento em nuvem.
• Amazon SES — envio de e-mails do sistema e do cadastro (nome, e-mail e conteúdo da mensagem).
• Asaas — cobrança e meio de pagamento: nome, CPF ou CNPJ e e-mail de quem contrata. Os dados do cartão são digitados na página do Asaas e não passam pelos nossos servidores.
• BrasilAPI — consulta pública do CNPJ informado no cadastro.
• OpenStatus — página pública de status (disponibilidade) do serviço.
• Microsoft — login corporativo (SSO) com a conta Microsoft/Entra ID, somente quando a empresa o ativa, e, se a empresa ativar essa opção, a foto de perfil da própria conta Microsoft.
• Provedor de IA conectado pelo próprio usuário (AI Connect, item 7) — não é fornecedor da Konvéz: é o serviço que o usuário escolhe conectar, sob os termos dele.

Alguns desses fornecedores podem tratar dados fora do Brasil. Isso pode envolver transferência internacional de dados, sujeita às condições de tratamento de dados de cada fornecedor.

Em situações de suporte, um membro autorizado da equipe Konvéz pode acessar temporariamente o ambiente para ajudar a resolver um problema. Esse acesso é feito por uma conta de suporte própria do ambiente (e não pela conta de um usuário da empresa), com autenticação em dois fatores, e fica registrado — quem da equipe acessou e quando — na trilha de auditoria do ambiente, disponível para consulta pela empresa.

O Konvéz AI Connect permite que o próprio usuário escolha conectar à sua conta um assistente de IA de terceiros (por exemplo, ChatGPT, Claude ou Cursor). Esses assistentes não são da Konvéz: são serviços de outras empresas, com termos e política de privacidade próprios.

• Ao autorizar, o assistente pode consultar dados do Konvéz que o próprio usuário já pode ver, dentro das permissões marcadas na tela de autorização; algumas permissões também permitem gravar comentários, sugestões ou enviar notificações por e-mail em nome do usuário.
• O conteúdo consultado segue para o provedor de IA que o usuário conectou, e passa a ser tratado conforme os termos dele. A Konvéz não controla essa etapa.
• Cada consulta fica registrada no Konvéz (quem, quando, qual ferramenta e filtros), sem o conteúdo consultado.
• O servidor do Konvéz Quality não chama provedores de IA por conta própria e a Konvéz não usa o conteúdo do ambiente para treinar modelos de IA.
• O usuário pode revogar a conexão a qualquer momento no sistema.

• Senhas nunca são guardadas em texto puro — apenas hash criptográfico (bcrypt).
• Toda comunicação entre o navegador e o sistema é feita via HTTPS/TLS.
• Isolamento lógico de dados entre empresas clientes.
• Segredos sensíveis por cliente (como credenciais do login corporativo) criptografados individualmente.
• Autenticação em dois fatores disponível para todos e obrigatória para o acesso administrativo da equipe Konvéz.
• Verificação antivírus dos arquivos enviados ao sistema.
• Backups diários criptografados (AES-256), em mais de um provedor; o envio do backup para os destinos remotos é recusado se não houver a chave de criptografia.
• Acesso restrito ao registro de acesso: o administrador da empresa consulta apenas os registros da própria empresa, a equipe Konvéz só consulta com autenticação em dois fatores, o IP aparece parcialmente oculto por padrão e cada consulta fica registrada.
• Atualização periódica das dependências de software e monitoramento de vulnerabilidades conhecidas.
• Incidentes de segurança com dados pessoais: avisamos a empresa contratante em até 24 horas após a confirmação do incidente (meta operacional). A empresa, como controladora, avalia as comunicações à ANPD e aos titulares.

• Cadastro não confirmado: apagado em até 24 horas, se o e-mail não for confirmado.
• Cadastro confirmado: os dados passam a ser os da conta de administração do ambiente; o pedido de cadastro guarda só o vínculo com o ambiente e o plano escolhido.
• Colaboradores: os dados pessoais são anonimizados automaticamente 2 anos após o desligamento do colaborador (a exclusão da conta no ambiente).
• Registros de acesso (IP): 6 meses, com eliminação automática. As consultas feitas a esse registro ficam guardadas por 365 dias.
• Registros de e-mails enviados: os destinatários são anonimizados após 180 dias.
• Antifraude do teste grátis (códigos criptográficos de e-mail, domínio e CPF ou CNPJ): 24 meses; endereço IP: 90 dias.
• Backups: as 14 cópias mais recentes ficam nos destinos remotos (Google Drive e Amazon S3) e as 3 mais recentes no servidor; as mais antigas são apagadas automaticamente pela rotação. O prazo em que dados excluídos deixam de constar dessas cópias está em confirmação.
• Logs da Cloudflare: cerca de 30 dias, conforme o provedor.
• Registros de qualidade (documentos, não conformidades, ocorrências): mantidos enquanto o ambiente existir, para rastreabilidade e auditoria. Encerrado o uso do serviço, a empresa pode exportar seus dados durante 30 dias; depois desse prazo, eles são eliminados em até 30 dias, nos termos do Acordo de Tratamento de Dados, ressalvadas obrigações legais ou contratuais.
• Demais registros (por exemplo, trilha de auditoria, registro de aceite dos termos, lista de bloqueio do cadastro e registro do AI Connect): sem prazo automático definido, revisados periodicamente.

Você pode, a qualquer momento, pedir confirmação do tratamento, acesso, correção, anonimização, eliminação, portabilidade ou esclarecimentos sobre o tratamento dos seus dados (art. 18 da LGPD), e pedir revisão humana de uma decisão automatizada, como a recusa de um cadastro. O canal é [email protected].

Como atendemos: registramos o pedido, confirmamos a sua identidade com o mínimo necessário (normalmente respondendo do e-mail cadastrado), verificamos se o dado é da Konvéz (cadastro, cobrança, antifraude, aceite) ou está dentro do ambiente de uma empresa, e respondemos por escrito em até 15 dias. Dados guardados em cópias de backup saem delas pela rotação descrita no item 9.

Para dados dentro do ambiente de uma empresa, o pedido é atendido por ela, como controladora; se ele chegar à Konvéz, nós o encaminhamos à empresa e avisamos você.

Erick Mathias — contato: [email protected]

Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças no sistema, nos fornecedores ou na legislação. A data no topo desta página indica a versão vigente.