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Estrutura da empresa: unidades, departamentos e categorias

Os cadastros que alimentam usuários, filtros, indicadores e fluxos, e a equipe de Qualidade que consensa e aprova documentos.

Acesso e permissões

Quem pode visualizar

As páginas de configuração são acessíveis aos perfis Qualidade e Master.

Quem pode criar, editar ou executar ações

Qualidade e Master incluem, editam e excluem os cadastros da empresa, conforme a regra de cada configuração.

Uma exclusão pode ser barrada quando o item está ligado a usuários ou registros. Gestores e colaboradores usam essas opções nos formulários, mas não administram as listas.

Para que servem os cadastros

Essas páginas representam a estrutura da empresa: filiais, sedes, áreas e a forma de classificar os registros. O que você cadastra aqui aparece nos formulários e alimenta usuários, responsáveis, filtros, indicadores e fluxos. Por isso, dados bem cadastrados = relatórios confiáveis.

Unidades e departamentos

1
Abra Unidades ou Departamentos
No menu lateral, em Configurações, escolha Unidades ou Departamentos. Cada página tem, no alto, o formulário do novo item e, abaixo, a lista com o total.
As páginas de Unidades, Departamentos e Equipe de Qualidade.
2
Adicione um item
Uma unidade pede nome e cidade. Um departamento pede nome e um código curto (por exemplo, ARM para Armazém). Clique em Adicionar.
3
Mantenha a lista
Use o lápis para corrigir e a lixeira para excluir. Antes de excluir, confira se o item ainda é usado por usuários ou registros.

Categorias e origens de desvio

As categorias de documentos, de ocorrências e de não conformidades, e as origens de desvio, padronizam a classificação dos registros. Evite criar opções duplicadas ou com sentido parecido: isso quebra filtros e indicadores.

Dica

Antes de criar uma categoria nova, pergunte: “ela muda alguma decisão ou relatório?”. Se não muda, provavelmente já existe uma que serve.

Responsáveis

A página Responsáveis mantém listas padronizadas usadas em vários módulos. Quando alguém mudar de função, atualize o cadastro e verifique os registros e fluxos que ainda apontam para a pessoa anterior.

Equipe de Qualidade

Em Equipe de Qualidade, escolha quem pode ser selecionado como consensador e aprovador de documentos. Selecione um colaborador de perfil Qualidade e clique em Adicionar; o X remove. Estar na equipe não substitui o perfil de acesso: a pessoa também precisa estar ativa e ter o perfil compatível. Onde houver responsáveis padrão para novos documentos internos, revise-os sempre que a equipe mudar.

Antes de mudar qualquer cadastro

Confirme que a mudança vale para toda a empresa selecionada.
Evite renomear categorias de modo que o sentido de registros antigos mude.
Confira os vínculos antes de excluir unidades, departamentos ou membros.
Avise quem cuida das próximas etapas dos fluxos afetados.