Documentos: criar, aprovar e controlar

O que é a biblioteca de documentos

A biblioteca reúne procedimentos, instruções de trabalho, políticas e formulários controlados. Para cada documento o sistema guarda a versão, a validade, os responsáveis, as aprovações, os anexos e o histórico completo, e é isso que sustenta a rastreabilidade numa auditoria.

Encontrar um documento

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   Clique no documento para ver o arquivo, os responsáveis, o ciclo de vida e o histórico.

Documentos internos e externos

Documentos internos seguem o fluxo Elaboração → Consenso → Aprovação → Publicado. Documentos externos (normas, manuais de fornecedores, legislação) não passam pelo consenso: vão da Elaboração direto para a Aprovação e a Publicação. Os externos também podem ter tipo de distribuição e validade próprios.

Criar um documento

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   Clique em Novo documento

   O botão só aparece se o seu perfil permite criar documentos.

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   Informe tipo, categoria, título, código, departamento e validade.

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   Defina os responsáveis

   Escolha elaborador, consensador e aprovador. Em documentos externos o consensador não é necessário.

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   Restrinja o acesso, se precisar

   Selecione os departamentos que poderão ver o documento. Sem restrição, todos podem consultá-lo depois de publicado.

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   Anexe o arquivo

   Aceitamos PDF, Word, Excel e imagens. Todo arquivo passa por verificação de segurança antes de ser salvo. Você pode anexar mais de um arquivo.

O fluxo de aprovação, do início ao fim

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   Elaboração

   O elaborador (ou a Qualidade) prepara os dados e o arquivo. Nesta etapa ele pode editar e trocar anexos livremente.

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   Consenso

   O documento é enviado ao consensador, que aprova ou reprova. A reprovação exige uma justificativa e devolve o documento à elaboração.

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   Aprovação

   O aprovador analisa o conteúdo. Reprovar também exige justificativa e devolve o documento para ajuste.

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   Publicação

   Aprovado, o documento é publicado pela Qualidade. Em uma nova versão, registre a classificação da mudança, a data e a descrição das alterações.

Revisão e validade

Para alterar um documento publicado, o elaborador ou a Qualidade inicia uma revisão: o documento volta à elaboração e passa de novo pelo fluxo. A versão anterior continua no histórico.

O painel e a biblioteca destacam os documentos vencidos e os próximos do vencimento. Um documento vencido pode voltar automaticamente para a elaboração e só pode ser republicado depois de revisado.

Leitura obrigatória

Ao criar ou revisar um documento, a Qualidade pode marcar leitura obrigatória e escolher os departamentos-alvo. Quando o documento é publicado, cada pessoa desses departamentos recebe a pendência e confirma a leitura na aba Leitura. Uma nova revisão zera as confirmações e todos precisam ler de novo.

Cópia controlada

Em vez de baixar o arquivo cru, use Emitir cópia. O sistema gera um PDF com folha de rosto, marca d’água e rodapé indicando o tipo da cópia (controlada, não controlada, informativa, de treinamento, de trabalho ou de referência), o destinatário e a finalidade. Cada emissão fica registrada e pode ser revogada depois.

Inativar ou reativar

Só a Qualidade pode inativar um documento publicado ou reativar um inativo. Um documento inativo não deve ser usado como referência vigente.

Histórico e anotações

O histórico registra mudanças de status, de responsáveis, revisões e demais ações, com data e autor. As anotações ajudam no acompanhamento, mas não substituem a versão controlada do documento.

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