Ocorrências: registrar e acompanhar

O que é uma ocorrência

Uma ocorrência registra um desvio, falha, reclamação ou situação operacional que precisa ser analisada. Ela reúne fatos, evidências, responsáveis e decisões até o encerramento. Quando o caso pede uma investigação mais funda, a Qualidade gera uma Não Conformidade a partir dela.

Encontrar ocorrências

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   Abra Ocorrências

   No menu lateral, em Operação, clique em Ocorrências. O número ao lado do título mostra o total.

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   Filtre por etapa

   As abas no topo separam Abertas, Ag. Supervisão, Ag. Qualidade, Em análise, Decisão Com., Não Conformidades e Encerradas.

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   Pesquise

   Busque por título, número, cliente ou processo. Use Início, Término, Depto e Categoria para refinar e clique em Aplicar.

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   Abra o registro

   Clique numa linha para ver o detalhe. Exportar Dados baixa a lista filtrada.

Registrar uma nova ocorrência

Clique em Nova Ocorrência. O formulário é dividido em seções coloridas; os campos com asterisco são obrigatórios.

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   Identificação

   Dê um título objetivo, informe a data da ocorrência (o dia em que o fato aconteceu, não o do registro) e a categoria.

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   Origem e responsáveis

   Escolha a origem do desvio, um ou mais responsáveis pelo desvio, a unidade e o departamento. Se um terceiro (fornecedor, cliente, armador) tem parte na causa, preencha Responsável Externo. Informe também o número do processo e o cliente, e descreva o que aconteceu: fatos observáveis, local, contexto e consequência, sem opinião.

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   Prejuízo financeiro

   Marque Prejuízo Financeiro se houve perda direta e ELNR para expectativa de lucro não realizada. Informe moeda, valor e a criticidade sugerida. Se o valor pode ser recuperado, indique até quando.

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   Dispute

   Marque a opção de dispute quando for preciso contestar valores ou responsabilidades com um terceiro. Aparecem campos como número do BL e taxa do armador.

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   Disposições iniciais

   Escolha o gestor aprovador, descreva a ação imediata tomada para conter o problema e informe a data dela.

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   Anexos e conclusão

   Anexe fotos e documentos que comprovem o fato, revise e clique em Registrar ocorrência.

O fluxo de acompanhamento

No topo do detalhe, uma linha de etapas mostra onde a ocorrência está e quem é o responsável de cada passo.

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   Aberta

   O registro foi criado. O registrador ainda pode complementar e usar Enviar para supervisão.

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   Aguardando supervisão

   O gestor indicado revisa. Ele pode encaminhar para a Qualidade, enviar para decisão comercial ou reprovar, informando o motivo para o ajuste.

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   Aguardando Qualidade e Em análise

   A Qualidade avalia, pede complementos e usa Iniciar análise. Depois decide entre Gerar NC, Encerrar sem NC ou Encerrar.

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   Encerrada

   Ao encerrar, é obrigatório registrar a ação corretiva tomada, quem a executou e a data. O histórico e as evidências ficam disponíveis para auditoria.

Abas Informações, Dossiê e Histórico

Informações traz descrição, disposições iniciais, detalhes, responsáveis e anexos. Dossiê consolida o caso num documento único (identificação, impacto financeiro, responsabilidades, ação corretiva, dispute e evidências), que pode ser exportado em PDF ou Excel ou enviado por e-mail. Histórico registra cada mudança de etapa, com data e autor.

Dispute e valores recuperados

Casos de dispute seguem em Tratativa de Dispute, com evidências, status e parecer final. Os valores de prejuízo, o montante recuperado e o saldo pendente são acompanhados em Controle Financeiro, com filtros por período, número, título ou cliente.

Dúvidas comuns