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Operação e Qualidade10 min de leituraGestorQualidade

Não Conformidades: da causa raiz à eficácia

Como conduzir uma NC por seis etapas: identificação, causa raiz, plano 5W2H, implementação, eficácia e encerramento.

Acesso e permissões

Quem pode visualizar

Colaborador: NCs ligadas às ocorrências que ele registrou. Gestor: NCs do seu departamento. Qualidade: todas as NCs da empresa. O que aparece também depende do seu vínculo com a ocorrência e da responsabilidade pela análise.

Quem pode criar, editar ou executar ações

Quem tem acesso e responsabilidade na NC preenche as etapas liberadas no status atual. Só a Qualidade avalia a eficácia, reprova etapas, reverte o fluxo e exclui uma NC.

Normalmente a NC nasce da análise de uma ocorrência e é gerada pela Qualidade. Quem recebe uma ação no plano atualiza a implementação dela.

O que é uma NC

A Não Conformidade conduz, de forma estruturada, um problema que exige análise de causa, plano de ação, implementação e verificação de eficácia. Ela mantém a rastreabilidade do problema original, das decisões e das evidências.

Encontrar NCs

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    Abra Não Conformidades

    No menu lateral, em Qualidade, clique em Não Conformidades.

    Filtrando NCs por etapa e abrindo uma delas.
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    Filtre por etapa

    As abas separam Identificação, Causa Raiz, Plano de Ação, Implementação, Eficácia e Encerradas.

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    Pesquise

    Busque por número, título ou cliente e refine por período e departamento. Exportar CSV baixa a lista.

O fluxo de trabalho

No detalhe da NC, a aba Fluxo de Trabalho mostra as seis etapas no topo, com a atual em destaque. Logo abaixo, o dossiê da ocorrência resume o problema de origem: cliente, processo, impacto financeiro, responsabilidades, descrição e evidências. Cada etapa é uma seção que você abre e preenche em ordem.

O detalhe de uma NC: etapas, dossiê e as seções de cada fase.

Etapa 0: identificação do problema

Responda ao 5W1H: qual é o problema, por que ocorre, onde e como. Indique os departamentos envolvidos e os participantes da análise. Use Salvar rascunho enquanto reúne as informações e, quando estiver completo, Concluir identificação e avançar.

Etapa 1: análise de causa raiz

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    Escolha a metodologia

    Ishikawa, 5 Porquês ou Ambos.

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    Levante as hipóteses

    No Ishikawa, organize as possíveis causas por categoria. Nos 5 Porquês, registre a sequência de “por quês” e marque a resposta que é a causa raiz definitiva.

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    Conclua com fatos

    Descreva a conclusão apoiada em fatos e evidências (a descrição é obrigatória) e avance para o Plano de Ação. A Qualidade pode reprovar a causa raiz e devolver a etapa com justificativa.

Etapa 2: plano de ação (5W2H)

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    Cadastre as ações

    Para cada ação, informe o quê, por quê, como, onde, responsável, até quando e, se quiser, o custo.

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    Defina quem valida

    Selecione o responsável pela validação do plano. Sem ele, o sistema não deixa avançar.

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    Revise o conjunto

    Confira se as ações atacam a causa raiz, e não só o efeito do problema. É preciso ter ao menos uma ação para avançar.

Dica

Uma boa ação responde “quem faz o quê até quando” sem margem para dúvida. Se você precisou escrever “verificar” ou “melhorar”, provavelmente ainda falta detalhar.

Etapa 3: implementação

Cada responsável atualiza as ações que são suas: clique em Marcar implementado, descreva o que foi feito e anexe evidências. O quadro mostra o progresso (por exemplo, 0 de 3 ações) e destaca as pendentes e as vencidas. Para avançar, todas as ações precisam estar implementadas e você deve informar o prazo para a avaliação de eficácia. A Qualidade pode reprovar o plano e devolvê-lo para ajustes.

Etapa 4: avaliação de eficácia

Só a Qualidade faz a avaliação final: indica se o tratamento foi eficaz ou não eficaz e registra a justificativa. Se for eficaz, a NC é encerrada. Se não for, ela volta para a Causa Raiz e começa um novo ciclo.

Atenção

Encerrar uma NC sem verificar a eficácia é o erro mais comum em auditorias. A avaliação mostra se o problema realmente deixou de acontecer, não só se as ações foram feitas.

Reverter, excluir, histórico e exportação

A Qualidade pode reverter a etapa quando é preciso corrigir o fluxo; a exclusão também é só dela e deve seguir a governança da empresa. A aba Histórico registra tudo com data e autor. Use Exportar PDF para gerar o registro da NC para consulta, apresentação ou auditoria. As evidências ficam anexadas às etapas correspondentes.

Uma ação não está disponível

  • Confira se a NC está na etapa correta para aquela ação.
  • Veja se você é o responsável pela análise ou pela ação.
  • Confirme se os campos e as evidências obrigatórios foram preenchidos.
  • Peça à Qualidade para revisar o seu vínculo e a permissão.